毎月8時間の作業が、たった5秒に

福祉施設の運営において、シフト作成は最も時間のかかる業務の一つです。

スタッフの希望休、固定曜日、各棟の人員配置ルール、公平な回数配分…。
これらすべてを考慮しながら、毎月のシフトを手作業で組み上げる。

多くの管理者が、月に8時間以上をこの作業に費やしています。

今回ご紹介するのは、この課題を根本から解決した自社開発のシフト自動生成システムです。

導入前の課題

グループホームを複数棟運営する中で、以下のような課題がありました。

• 7つの棟に対して、25名以上のスタッフを配置する必要がある
• 各スタッフには「固定曜日」があり、優先的に配置しなければならない
• 希望休や出勤希望を考慮する必要がある
• スタッフ間で担当回数の偏りが出ないよう調整が必要
• 人手でやると、どうしてもミスや漏れが発生する

Excelでの管理には限界があり、毎月の精神的負担も大きい状態でした。

開発したシステムの概要

そこで、これらの課題を解決するためのシフト自動生成システムを開発しました。

主な機能

• シフト自動生成：ボタン一つで、全棟のシフトを自動作成
• 固定曜日の自動反映：スタッフごとの固定曜日を自動的に優先配置
• 希望休・出勤希望の管理：スタッフが自分で入力可能
• 担当回数の可視化：スタッフ間の公平性を一目で確認
• CSV出力：給与計算用のデータを簡単にエクスポート

シフト表の自動生成

システムの核となる機能が、シフトの自動生成です。

「シフト自動生成」ボタンを押すだけで、以下のルールを考慮したシフトがわずか5秒で生成されます。

• 各スタッフの固定曜日を優先的に配置
• 希望休は必ず休みに設定
• 出勤希望がある日は優先的に配置
• 担当回数が均等になるよう自動調整
• 人手が足りない日は「ヘルプ」として表示

スタッフ別の担当回数管理

公平なシフト配分は、スタッフのモチベーション維持に直結します。

このシステムでは、各スタッフの担当回数を自動で集計。
平均回数と比較することで、偏りがないかを一目で確認できます。

スタッフ管理機能

スタッフの情報管理も、このシステムで一元化しています。

各スタッフの固定曜日、所属棟、ログイン情報などを登録。
スタッフ自身がシステムにログインして、希望休や出勤希望を入力することもできます。

導入効果

このシステムの導入により、以下のような効果が得られました。

項目	導入前	導入後
シフト作成時間	約8時間/月	約5秒
配置ミス	月2〜3件	0件
担当回数の偏り	発生しがち	自動で均等化
希望休の反映漏れ	時々発生	100%反映

年間で約96時間の業務時間削減。
これは、管理者が本来やるべき「現場のケア」や「スタッフとのコミュニケーション」に充てられる時間です。

DX化で大切にしていること

私たちがDX化で大切にしているのは、「現場の負担を減らし、本質的な仕事に集中できる環境をつくる」こと。

テクノロジーは手段であり、目的ではありません。
福祉の現場で働く人たちが、利用者さんと向き合う時間を増やすために、私たちはシステム開発に取り組んでいます。

まとめ

シフト作成の自動化は、福祉施設のDX化における第一歩として非常に効果的です。

• 毎月の作業時間を大幅に削減
• ヒューマンエラーをゼロに
• スタッフ間の公平性を担保
• 管理者の精神的負担を軽減

「うちの施設でも同じような課題がある」という方は、ぜひ無料相談をご利用ください。
貴施設の状況に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。